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Fernanda Kato de Lana: Contabilista, Bacharel em Ciências Contábeis, 26 anos de experiência profissional, com escritório de Contabilidade em São Bernardo do Campo, nascida em Diadema; trabalho ativo em ações sociais do ABC: entidades, associações e grupos.

segunda-feira, 18 de abril de 2011

Muitas Empresas ainda não utilizam a Nota Fiscal Eletrônica

A implantação do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) e da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) certamente causou enorme impacto na economia nacional. Porém, milhares de empresas obrigadas a emitir o novo modelo de nota fiscal ainda continuam ausentes do sistema e, com isso, atuando ilegalmente. Segundo o representante das empresas do Comitê Gestor de Documentos Fiscais Eletrônicos, Paulo Roberto Silva, muitos empresários desconhecem vários aspectos delicados dessa questão. Ele afirma que o projeto da Nota Fiscal Eletrônica traz enormes transformações para as micro e pequenas empresas, que terão de aderir a padrões de gestão e tecnologia tão eficientes quanto os das grandes corporações.


Como tratar a NF-e com a segurança necessária, para que não haja vazamento de informações e dificuldades futuras com auditorias e fiscalizações? Os documentos eletrônicos que forem emitidos devem ser guardados em bancos de dados que possuam controle de acesso e segurança adequados e possam gerar “queries” (consultas), no momento da fiscalização. As Notas Fiscais Eletrônicas devem ser guardadas, no mínimo, pelo prazo de 10 anos, considerando também prazos de processos, como ações em andamento, por exemplo, e outras hipóteses que podem exigir prazos maiores da guarda de dados. Há também uma tendência de redução da presença física dos fiscais nas empresas, uma vez que as NF-e já se encontram à disposição do Fisco em suas próprias bases de dados, antes mesmo da circulação das mercadorias.


Muitas empresas têm verdadeira aversão a manter seus documentos fiscais fora de seus sistemas internos, porém, enviam e recebem diariamente milhares de Notas Fiscais Eletrônicas via e-mail, sem proteção alguma. O que está sendo feito para reverter essa situação?


Este processo de recebimento e envio de notas fiscais por e-mail não é novo e nem foi criado com a Nota Fiscal Eletrônica. Há muito tempo, as empresas já utilizam serviços de EDI (Electronic Data Interchange) para enviar e receber dados e informações, como notas fiscais, pedidos de compras, ordens de vendas, entre outros. Existem métodos seguros de envio. Criptografia e compressão de dados são bons exemplos.


Como está a adequação das empresas brasileiras à Nota Fiscal Eletrônica? Os setores de maior capacidade contributiva, que correspondem aos principais contribuintes e às empresas que fazem operações interestaduais, já estão emitindo a Nota Fiscal Eletrônica nacional. Em um balanço realizado no dia 22 de março de 2011, existiam 548.643 contribuintes emissores de NF-e em todo o território brasileiro.


O uso de programas piratas torna as empresas e demais usuários vulneráveis a essa nova tecnologia?


O uso de programas piratas pode sujeitar a empresa a problemas técnicos, assim como também a eventuais possibilidades de erros em regras fiscais, expondo o contribuinte correspondente à ação fiscal cabível.


Quais são as principais dificuldades das empresas para se adaptarem à NF-e? Algumas empresas têm dificuldades em mudar o modelo de trabalho. A NF-e exige a operação por processo. Isso quer dizer que a ferramenta estabelece que a operação seja feita de forma integrada e não mais de maneira departamental. Além disso, há muita dificuldade de acesso à certificação digital em determinadas regiões do País. Isso sem contar que em algumas regiões, a questão da Nota Fiscal Eletrônica é assunto desconhecido

Equilibrar a sobrecarga de trabalho para manter a produtividade

A constante busca por redução de custos, enxugamento do quadro de funcionários e automação são alguns dos entraves do mercado de trabalho contemporâneo. Muitas empresas, buscando adequação para não perder competitividade, fazem com que seus profissionais trabalhem em dobro e produzam o triplo. Diante desse cenário, como equilibrar a sobrecarga de trabalho e manter a produtividade e a qualidade exigidas pelo ambiente corporativo?



Cada profissional tem o seu limite de tempo para executar e produzir com qualidade. Existem pessoas que não suportam uma jornada muito longa. Se um dia trabalham mais de 16 horas, no dia seguinte estão com baixíssima produtividade. Outras, conseguem lidar com a sobrecarga de maneira mais duradoura, produzindo com qualidade. A forma de lidar com a sobrecarga de trabalho também varia de geração para geração: "A geração Y, pessoas nascidas nos anos 80, lidam muito bem com diversos assuntos ao mesmo tempo, já para os baby bommers, nascidos entre 1945 e 1960, o fato pode se tornar um gerador de sobrecarga.


Situações de sobrecarga contínua, levadas ao extremo, provocam um impacto negativo na saúde física, psicológica e emocional da pessoa. Quando a sobrecarga passa a ser a regra e não a exceção, os danos podem acarretar mudanças no ambiente organizacional em que o profissional atua. Nestes casos, o excesso de trabalho se reflete na queda de produtividade, com impactos significativos nos resultados que, conscientes ou não, as pessoas devem  procuram um equilíbrio entre o dar e o receber no trabalho.Se a empresa exige que cada colaborador contribua dando o máximo de si continuamente, sem que haja uma retribuição, a relação está desequilibrada e, certamente, o sentimento do profissional será de que está sendo explorado e injustiçado.


Uma vez inserido em um mercado competitivo, onde quem dá mais se sobressai, o profissional precisa adotar alguns comportamentos para equilibrar sua rotina de trabalho: É necessário cuidar da saúde, pois quem se submete continuamente à sobrecarga, pode estar alimentando alguma doença, como estresse, hipertensão, diabetes e outras. Recomendam-se atividade física, descanso, prática de hobbies e atividades antiestresse.


Uma boa saída para equilibrar as tarefas e as contínuas pressões é avaliar se os recursos materiais estão sendo suficientes para a realização do trabalho, ajustar metas e negociar prazos. Outra dica é buscar a otimização dos processos, determinando qual a forma mais adequada para desempenhar uma tarefa. Nessa etapa, o líder tem o papel fundamental e desafiador de identificar e prevenir a sobrecarga, dosando a pressão pelos resultados com a dimensão humana.

Certificação Digital para envio da GFIP 2011


A Caixa Econômica Federal - gestora do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) - iniciou em final de 2010 um ciclo de palestras no Estado de Santa Catarina com o intuito de sensibilizar os empregadores e profissionais da área contábil para o uso do novo Conectividade Social, que será realizado através de Certificação Digital.


A Caixa é a responsável pelo aplicativo Conectividade Social - que também funciona via internet - e traz algumas novidades para 2011 com relação ao envio das informações e consultas ao cadastro do FGTS que, com a certificação digital, passará a se chamar Conectividade Social ICP.


Como é hoje


Atualmente, o aplicativo Conectividade Social é utilizado mediante um certificado próprio da Caixa – obtido através de registro na própria Caixa e ainda importado via disquete para o computador do usuário/empresa. Esse certificado e o aplicativo Conectividade Social são de uso obrigatório para recolher o FGTS e para o envio da GFIP – Guia de Informações do FGTS e à Previdência Social.


Serve ainda para receber comunicados genéricos da Caixa com relação ao FGTS e também para envio de informações do Aplicativo GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS.


Via internet, usando o mesmo certificado próprio da Caixa, o Conectividade Social Empregador – CSE, permite consulta de saldos do FGTS, informar desligamento de trabalhadores, retificar informações, emitir procuração eletrônica, entre outras funções.


O que muda


Com a Certificação Digital ICP – substituindo a certificação própria – a Caixa pretende dar mais segurança no envio das informações e também permitir novas funcionalidades – tudo 100% via internet.


O que deve ficar de fora é o uso do Aplicativo GRRF, que ainda continuará utilizando o programa Conectividade Social, mas que terá seu envio de dados feito também com a Certificação Digital via internet.


E todos os empregadores – tanto os que têm empregados com FGTS (como é o caso dos empregadores domésticos) ou mesmo somente aqueles que precisam transmitir a GFIP – como é o caso de alguns órgãos públicos – terão que ter utilizar a Certificação Digital.


Procuração Eletrônica


No novo sistema, o empregador poderá passar procuração eletrônica, com validade de um ano, somente para quem tenha também Certificação Digital, seja pessoa física ou jurídica.


A Caixa recomenda que o empregador jamais entregue seu certificado e sua respectiva senha para seu colaborador ou escritório contábil que utiliza o Conectividade Social.


O acesso de terceiros deve ser por procuração eletrônica. Neste caso – repetimos, tanto a pessoa física outorgada ou a pessoa jurídica terão que ter também a Certificação Digital.


Alguns dos poderes outorgados poderão ser repassados a terceiros, desde que todos os substabelecidos também tenham certificação digital. Por exemplo, uma empresa cliente de um escritório contábil passa uma procuração para este uma procuração, que por sua vez, pode substabelecer para o colaborador do escritório contábil que seja o responsável pelo uso do Conectividade Social.


As atuais procurações do Conectividade Social Empregador – CSE, serão migradas automaticamente para o novo sistema – desde que realizadas até 30/06/2011. Mas como há novos recursos, terão que haver novas autorizações que deverão ocorrer após o cadastro da empresa no novo sistema.


Vigência


Os certificados atuais têm validade até 31 de dezembro de 2011, mas as procurações eletrônicas só poderão ser migradas para o novo Conectividade Social ICP até 30 de junho de 2011. Até lá, o projeto-piloto do Conectividade Social ICP – que está em fase de testes em algumas empresas de Santa Catarina – deverá ser expandido para todo o Brasil, culminando então com a utilização obrigatória do novo Certificado Digital a partir de 1º de julho de 2011.


Entretanto, esse cronograma ainda pode sofrer alterações, prorrogando-se a obrigatoriedade para 1º de janeiro de 2012, se não forem concluídas todas as funcionalidades e corrigidos os problemas até a data prevista.


Mesmo com a possibilidade de prorrogação, inclua em suas rotinas de início de ano fazer a Certificação Digital, pois ela pode ser exigida para envio da GFIP já a partir de 1º de julho de 2011.


Novas Funcionalidades


Com o Conectividade Social ICP, a Caixa acena com a inclusão de novas funcionalidades, como consultar divergências no cadastro das empresas e até emitir


guias para pagamento dessas diferenças. Serão também enviadas mensagens personalizadas ao empregador.


Certificação Digital Modelo ICP-Brasil


A certificação digital a ser utilizada pela Caixa será no modelo ICP-Brasil, que já é o utilizado pelas empresas para envio de informações à Receita Federal do Brasil, por exemplo. O padrão será o Certificado Tipo A3, aquele que é gravado em cartão inteligente ou token como mídias armazenadoras, e não simplesmente gravado no computador do usuário, como o padrão A1.


Para as pessoas físicas que utilizarem o sistema, será necessário que seja incluído o número do PIS no ato da sua certificação digital. A Caixa vinculou o uso do Conectividade Social ICP às pessoas físicas somente para aquelas que tenham vínculo empregatício com a Pessoa Jurídica e, mais ainda, que tenham recolhimentos ao FGTS, já que essa vinculação será verificada no ato da procuração ou substabelecimento.


Envio da GFIP – Problema para os Órgãos Públicos


A GFIP é uma declaração mensal que fornece tanto à Caixa quanto à Previdência Social as informações das remunerações dos trabalhadores, desligamentos e afastamentos e outros dados importantes para o gerenciamento do FGTS e dos recolhimentos à Previdência Social. Ela é gerada pelo programa SEFIP, que também é fornecido pela Caixa.


Alguns órgãos públicos fazem o envio mensal da GFIP para informar os recolhimentos à Previdência Social, mas, em sua maioria, não têm trabalhadores com recolhimentos ao FGTS.


O envio da GFIP, com o Conectividade Social ICP, só seria viável se esse servidor possuísse o Certificado Digital e a senha da Pessoa Jurídica – já que ele não tem FGTS e, portanto, não está nos cadastros da Caixa. Essa opção é muitas vezes é inviável e nem recomendada pela Caixa.


Para a certificação digital da pessoa física "servidor público" que envia a GFIP e não tem FGTS ainda não há uma solução sobre como será o envio, pelos critérios que a Caixa vem divulgando. É um problema a ser resolvido que esperamos tenha uma solução até junho de 2011.


Links para acesso e Informações


O link para acesso ao Conectividade Social ICP é https://conectividade.caixa.gov.br, mas só funcionará se a empresa já houver instalado os certificados necessários. As informações fornecidas pela Caixa estão no link http://icp.caixa.gov.br.


A providência a ser tomada no primeiro semestre de 2011 é que todos os empregadores procurem as autoridades certificadoras – a própria Caixa atua como certificadora – para fazer a Certificação digital e ir se familiarizando com a nova obrigatoriedade. Para maiores informações, procure um profissional da área contábil.


Fonte: Zenaide Carvalho - Administradora e Contadora - Instrutora de Treinamentos Empresariais - www.zenaidecarvalho.com.br

sexta-feira, 8 de abril de 2011

MEI - Redução Alíquota Contribuição Previdenciária


Previdenciária - Reduzida para 5% a alíquota de contribuição previdenciária do Microempreendedor Individual a contar de 1º.05.2011


No caso de opção pela exclusão do direito ao benefício de aposentadoria por tempo de contribuição, a alíquota de contribuição, incidente sobre o limite mínimo mensal do salário de contribuição, será de:


a) 11%, no caso do segurado contribuinte individual, observada a letra "b" a seguir, que trabalhe por conta própria, sem relação de trabalho com empresa ou equiparado e do segurado facultativo; e


b) 5%, no caso do Microempreendedor Individual (MEI).


Entretanto, o segurado que tenha contribuído nesta forma acima e pretenda contar o tempo de contribuição correspondente para fins de obtenção da aposentadoria por tempo de contribuição ou da contagem recíproca do tempo de contribuição referida no art. 94 da Lei nº 8.213/1991, deverá complementar a contribuição mensal mediante recolhimento, sobre o valor correspondente ao limite mínimo mensal do salário de contribuição em vigor na competência a ser complementada, da diferença entre o percentual pago e o de 20%, acrescido dos juros moratórios previstos no § 3º do art. 5º da Lei nº 9.430/1996.


As disposições acima decorrem das alterações promovidas na redação dos §§ 2º e 3º do art. 21 da Lei nº 8.212/1991, e que produzirão efeitos a partir de 1º.05.2011.


(Medida Provisória nº 529/2011