Muitas Empresas ainda não utilizam a Nota Fiscal Eletrônica

A implantação do Sped (Sistema Público de Escrituração Digital) e da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) certamente causou enorme impacto na economia nacional. Porém, milhares de empresas obrigadas a emitir o novo modelo de nota fiscal ainda continuam ausentes do sistema e, com isso, atuando ilegalmente. Segundo o representante das empresas do Comitê Gestor de Documentos Fiscais Eletrônicos, Paulo Roberto Silva, muitos empresários desconhecem vários aspectos delicados dessa questão. Ele afirma que o projeto da Nota Fiscal Eletrônica traz enormes transformações para as micro e pequenas empresas, que terão de aderir a padrões de gestão e tecnologia tão eficientes quanto os das grandes corporações.

Como tratar a NF-e com a segurança necessária, para que não haja vazamento de informações e dificuldades futuras com auditorias e fiscalizações? Os documentos eletrônicos que forem emitidos devem ser guardados em bancos de dados que possuam controle de acesso e segurança adequados e possam gerar “queries” (consultas), no momento da fiscalização. As Notas Fiscais Eletrônicas devem ser guardadas, no mínimo, pelo prazo de 10 anos, considerando também prazos de processos, como ações em andamento, por exemplo, e outras hipóteses que podem exigir prazos maiores da guarda de dados. Há também uma tendência de redução da presença física dos fiscais nas empresas, uma vez que as NF-e já se encontram à disposição do Fisco em suas próprias bases de dados, antes mesmo da circulação das mercadorias.

Muitas empresas têm verdadeira aversão a manter seus documentos fiscais fora de seus sistemas internos, porém, enviam e recebem diariamente milhares de Notas Fiscais Eletrônicas via e-mail, sem proteção alguma. O que está sendo feito para reverter essa situação?

Este processo de recebimento e envio de notas fiscais por e-mail não é novo e nem foi criado com a Nota Fiscal Eletrônica. Há muito tempo, as empresas já utilizam serviços de EDI (Electronic Data Interchange) para enviar e receber dados e informações, como notas fiscais, pedidos de compras, ordens de vendas, entre outros. Existem métodos seguros de envio. Criptografia e compressão de dados são bons exemplos.

Como está a adequação das empresas brasileiras à Nota Fiscal Eletrônica? Os setores de maior capacidade contributiva, que correspondem aos principais contribuintes e às empresas que fazem operações interestaduais, já estão emitindo a Nota Fiscal Eletrônica nacional. Em um balanço realizado no dia 22 de março de 2011, existiam 548.643 contribuintes emissores de NF-e em todo o território brasileiro.

O uso de programas piratas torna as empresas e demais usuários vulneráveis a essa nova tecnologia?

O uso de programas piratas pode sujeitar a empresa a problemas técnicos, assim como também a eventuais possibilidades de erros em regras fiscais, expondo o contribuinte correspondente à ação fiscal cabível.

Quais são as principais dificuldades das empresas para se adaptarem à NF-e? Algumas empresas têm dificuldades em mudar o modelo de trabalho. A NF-e exige a operação por processo. Isso quer dizer que a ferramenta estabelece que a operação seja feita de forma integrada e não mais de maneira departamental. Além disso, há muita dificuldade de acesso à certificação digital em determinadas regiões do País. Isso sem contar que em algumas regiões, a questão da Nota Fiscal Eletrônica é assunto desconhecido

Equilibrar a sobrecarga de trabalho para manter a produtividade

A constante busca por redução de custos, enxugamento do quadro de funcionários e automação são alguns dos entraves do mercado de trabalho contemporâneo. Muitas empresas, buscando adequação para não perder competitividade, fazem com que seus profissionais trabalhem em dobro e produzam o triplo.　Diante desse cenário, como equilibrar a sobrecarga de trabalho e manter a produtividade e a qualidade exigidas pelo ambiente corporativo?

Cada profissional tem o seu limite de tempo para executar e produzir com qualidade. Existem pessoas que não suportam uma jornada muito longa. Se um dia trabalham mais de 16 horas, no dia seguinte estão com baixíssima produtividade. Outras, conseguem lidar com a sobrecarga de maneira mais duradoura, produzindo com qualidade. A forma de lidar com a sobrecarga de trabalho também varia de geração para geração: "A geração Y, pessoas nascidas nos anos 80, lidam muito bem com diversos assuntos ao mesmo tempo, já para os baby bommers, nascidos entre 1945 e 1960, o fato pode se tornar um gerador de sobrecarga.

Situações de sobrecarga contínua, levadas ao extremo, provocam um impacto negativo na saúde física, psicológica e emocional da pessoa. Quando a sobrecarga passa a ser a regra e não a exceção, os danos podem acarretar mudanças　no ambiente organizacional em que o profissional atua. Nestes casos, o excesso de trabalho se reflete na queda de produtividade, com impactos significativos nos resultados que, conscientes ou não, as pessoas devem 　procuram um equilíbrio entre o dar e o receber no trabalho.Se a empresa exige que cada colaborador contribua dando o máximo de si continuamente, sem que haja uma retribuição, a relação está desequilibrada e, certamente, o sentimento do profissional será de que está sendo explorado e injustiçado.

Uma vez inserido em um mercado competitivo,　onde quem dá mais se sobressai, o profissional precisa adotar alguns comportamentos para equilibrar sua rotina de trabalho: É necessário cuidar da saúde, pois　quem se submete continuamente à sobrecarga, pode estar alimentando alguma doença, como estresse, hipertensão, diabetes e outras. Recomendam-se atividade física, descanso, prática de hobbies e atividades antiestresse.

Uma boa saída para equilibrar as tarefas e as contínuas pressões é avaliar se os recursos materiais estão sendo suficientes para a realização do trabalho, ajustar metas e negociar prazos. Outra dica é buscar a otimização dos processos, determinando qual a forma mais adequada para desempenhar uma tarefa. Nessa etapa, o líder tem o papel fundamental e desafiador de identificar e prevenir a sobrecarga, dosando a pressão pelos resultados com a dimensão humana.